Qué controles deben hacer las empresas sobre las facturas que reciben

Las empresas reciben todos los días facturas de sus proveedores, si esos comprobantes no cumplen con todos los requisitos que exigen las normas, la AFIP podría impugnar el crédito fiscal, la deducción del gasto, y hasta llegar – a pesar que no corresponda- a considerar al documento como apócrifo. Actualmente,  no existe ninguna norma vigente que obligue a los contribuyentes a validar todas las facturas que reciben. Sin embargo, para evitar sorpresas, previamente a realizar cada pago sería conveniente efectuar determinados controles para validar cada uno de los comprobantes. Adicionalmente, sería importante verificar que se encuentre activa la constancia de inscripción del proveedor, que surge desde la página Web de la AFIP. Con la generalización del uso de la factura electrónica, ya todos los comprobantes que se reciben de los contribuyentes inscriptos en el IVA, tienen que haberse emitido en forma electrónica. Ante un comprobante inválido, o sea cuando no reúne alguno de los requisitos exigidos, en primera instancia la AFIP intentará considerarlo como apócrifo, sin embargo no lo es. No es lo mismo un comprobante inválido que uno apócrifo, el primero no cumple con lo que exige las resoluciones de la AFIP; en cambio, el segundo simula una operación que en realidad no existió; cada uno de los casos tiene sanciones diferentes.

Qué dicen las normas:

La ley de procedimiento (11.683), en su artículo 34 faculta al Poder Ejecutivo a condicionar el cómputo de las deducciones, los créditos fiscales y sobre los demás efectos tributarios de interés del contribuyente  a la utilización de determinados medios de pago u otras formas de comprobación de las operaciones. En los casos en que los contribuyentes no utilicen tales medios o no realicen la validación de los comprobantes, quedarán obligados a demostrar la veracidad de las operaciones para poder computar a su favor los créditos y las deducciones impositivas. A pesar que la ley antievasión (25.345) no admite que el contribuyente pueda demostrar que la operación existió, si no se utilizaron los medios de pago definidos en la norma, este artículo de la ley de procedimiento le otorga siempre esa posibilidad de demostrar la existencia de la operación y de esta manera computar los comprobantes, como crédito fiscal en el IVA y como gasto en el Impuesto a las Ganancias. En este punto dos leyes vigentes dicen sobre un mismo tema cosas diferentes.

En cuanto a la obligación de verificar la validez de los comprobantes, la ley establece que si las facturas no reúnen todos los requisitos que establecen las normas, se impugnarán los gastos y créditos fiscales de los contribuyentes que por sus compras o locaciones reciban facturas o documentos equivalentes, apócrifos o no autorizados, sólo en la medida que estuvieran obligados a realizar la constatación dispuesta en el artículo sin número incorporado a continuación del artículo 33 de la ley 11.683. Este artículo dispone lo siguiente:  “los contribuyentes estarán obligados a constatar que las facturas o documentos equivalentes que reciban por sus compras o locaciones, se encuentren debidamente autorizados por la Administración Federal de Ingresos Públicos. El Poder Ejecutivo nacional limitará la obligación establecida en el párrafo precedente, en función de indicadores de carácter objetivo, atendiendo la disponibilidad de medios existentes para realizar, la respectiva constatación y al nivel de operaciones de los contribuyentes...”. En el 2007, a través del decreto 477, aún sin reglamentar por la AFIP, se dispuso que “están obligados a constatar la debida autorización de las facturas o documentos equivalentes los siguientes sujetos:

1) Exportadores y sujetos que realicen actividades asimilables a la exportación, con carácter de habitualistas. 2) Contribuyentes que actúen como agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado. 3) Contribuyentes que reciban comprobantes electrónicos. Actualmente todos los contribuyentes reciben comprobantes electrónicos, por lo que la obligación se extiende a todo el universo de los contribuyentes. 4) El Estado Nacional y sus dependencias y/u organismos dependientes, centralizados, descentralizados o autárquicos.”

Por otro lado, otra norma también se refiere a los datos que tienen que controlarse cuando se recibe un comprobante, es la resolución 100 de la AFIP, que en su artículo 41 establece lo siguiente: “No serán considerados válidos a los efectos del cómputo de deducciones, créditos fiscales y demás efectos tributarios de interés para el comprador, locatario o prestatario los comprobantes que no contengan los siguientes datos: a) Respecto del emisor: Apellido y nombre o razón social, domicilio comercial, categorización frente al IVA y  CUIT; b) Respecto del comprobante: Fecha de emisión, numeración de 12 dígitos, código de autorización de impresión (CAI) y  fecha de vencimiento. Pero  la misma norma establece a favor de los contribuyentes que siempre se podrá demostrar que la operación existió. Lógicamente, en estos casos deberían haberse realizado las retenciones correspondientes y utilizado los medios de pago que establece la ley 25.345. Resumiendo, podría concluirse que la situación óptima sería controlar todas las facturas que se reciben, a pesar que todavía no exista una obligación dispuesta por ninguna norma que obligue a realizar esa tarea. Como última opción, si no se efectuó el control del comprobante quedará la posibilidad de discutir con la AFIP sobre la veracidad de la existencia de la operación.

La AFIP inhabilita de su página Web a determinados contribuyentes que no cumplieron con algún requisito formal, por ejemplo problemas con el domicilio fiscal, por ese motivo antes de realizar el pago de la factura debería verificarse la vigencia de la constancia de inscripción, sino debería considerar al proveedor como un sujeto no categorizado  y retenerle del pago el 28% del Impuesto a las Ganancias, sin considerar mínimo exento.

En relación con los proveedores  monotributistas, la ley 24977 y el decreto 1/10 establecen que los adquirentes o prestatarios sólo podrán descontar en su declaración jurada de Ganancias: 1) Respecto de un mismo emisor: hasta un 2% del total de las compras y locaciones del ejercicio comercial; 2) De todos los proveedores monotributistas: hasta el 8% del mismo límite anual. No existirán restricciones de deducción en los casos de que sean proveedores recurrentes dentro del ejercicio; condición que se logra cuando existen 24 o más compras a un mismo proveedor monotributista; o 10 o más facturas de servicios. Por otro lado, la AFIP tiene implementado un Régimen de Retención de Ganancias y del IVA que se aplica a los pagos que se hacen a un proveedor monotributista que, durante el último año aniversario, haya superado por esas operaciones entre ambos el nivel de ingresos  que permite permanecer en el Régimen Simplificado. Si se supera ese tope el que paga queda obligado a retener del importe de la liquidación el 35% del Impuesto a las Ganancias y el 21% correspondiente al IVA.

Por último existen controles, que a pesar de no ser obligatorios hacer, deberían ser cumplidos al momento de recibir una factura correspondiente a un Monotributista: 1) verificar que el precio unitario del bien no supere $ 2.500, valor que excluye al pequeño contribuyente del régimen y que no se actualiza desde enero de 2010, y 2) que las facturas que se reciben posean el código de autorización de impresión (CAI), obligatorio desde el mes de junio para todos los comprobantes; sino no son válidos.
Concluyendo, a pesar que no haya obligación impuesta por alguna norma, sería conveniente verificar la validez de las facturas recibidas y antes de pagar constatar la vigencia de la constancia de inscripción del proveedor que figura en la página Web de la AFIP. Ante una inspección que detecte algún incumplimiento en un comprobante, siempre le quedará al contribuyente la opción de  poder demostrar que la operación existió.

El cronista  - 06-08-2017