Cómo crear un plan de comunicación para tu empresa

La comunicación es lo que mantiene unidas a las personas, y lo mismo ocurre con las personas y las marcas.
La comunicación es una parte vital del servicio que ofreces o del producto que vendes. Si a los clientes les gusta la forma en que te comunicas con ellos y los hace sentir importantes y cuidados, es probable que esto se traduzca en más ventas y reconocimiento de marca.
Vivimos en la era digital, donde las corrientes de información son infinitas y es fácil que las marcas se pierdan en el ruido. Al mismo tiempo, muchas empresas observan que cada vez es más difícil comunicarse con los consumidores.
Existen tantos medios y canales de comunicación, que la pregunta es ¿cómo puedes encontrar la manera correcta de captar la atención de su audiencia través de un plan de comunicación eficiente?

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¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es una guía que ayuda a transformar una empresa en una marca.
Es una especie de haz de luz que te muestra el camino y el acercamiento a tu audiencia, y te ayuda a aprender cómo proporcionar a las personas un valor adicional en forma de contenido de alta calidad, y cómo comunicarse con ellos de una manera que les haga amar su producto.

¿Por qué necesitamos una estrategia de comunicación?

Una estrategia de comunicación te ayudará a definir tu audiencia y a articular constantemente tu mensaje, de modo que tanto el personal como las partes interesadas puedan estar en la misma página sobre la que trata tu producto.
Esta unificación también conducirá a decisiones más inteligentes y ahorrará mucho tiempo y dinero. Si entiendes a tu audiencia, dirigirás tus esfuerzos con mayor precisión y, con la alineación del personal, será más fácil transmitir tu mensaje.
Al construir tu plan de comunicación debes medir el éxito, incluyendo puntos de referencia y un proceso de evaluación, porque más adelante podrás cotejar si tu marca logró los objetivos que estableció, o si necesitas hacer una corrección.

Paso a paso para desarrollar un plan de comunicación para tu marca

Antes de lanzarte a mandar comunicados de prensa o publicar contenidos en las redes sociales de tu empresa, es necesario realizar una serie de pasos, imprescindibles para lograr una comunicación eficaz.

1. Define tus objetivos comerciales

En primer lugar, debes evaluar la situación actual de tu empresa y establecer los objetivos a corto y largo plazo.
¿Por qué empezaste este negocio? ¿Qué estás intentando lograr? ¿Qué necesidades estás satisfaciendo? Por lo general, los objetivos de negocio incluyen:

• Rentabilidad.
• Productividad.
• Buen servicio de atención al cliente.
• Retención de empleados.
• Protección de la misión y visión de tu empresa.
• Gestión del crecimiento y cambio.
• Marketing.

2. Define tus objetivos de comunicación

Desde los objetivos comerciales, podrás acercarte a los objetivos de comunicación.
Para que una empresa tenga éxito, ambos tienen que alinearse, porque si no sabes cuál es tu posición en el mercado y hacia dónde quieres ir, no podrás establecer objetivos claros de comunicación.
Además de lograr tus objetivos comerciales, los objetivos de comunicación también pueden incluir:

• Crear conciencia de marca.
• Fomentar la lealtad, tanto de tu audiencia como la de tus empleados.
• Impartir conocimiento.

Recuerda que es importante establecer metas y observar si todo lo que comunicas te acerca a ellas.

3. Analiza tu situación actual

Cualquier estrategia de comunicación debe comenzar con una introducción. Esto debe contener información sobre tu negocio y describir tus actividades y productos.
Existen herramientas específicas que te ayudarán a analizar tu situación actual y continuar desarrollando una estrategia de comunicación para el futuro de tu empresa.
Una de esas herramientas, es el análisis DAFO, que consiste en enumerar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de tu organización. Piensa en lo que significa para tu empresa si existen puntos débiles, cómo pueden convertirse en oportunidades y cómo se pueden evitar o eliminar las amenazas.
También te aconsejamos que realices el análisis PEST, en el cual podrás establecer los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que pueden afectar el trabajo de tu empresa.
Estos pueden ser positivos y negativos, y deben enumerar las razones por las que tendrán un efecto en el desarrollo de tu negocio, de esta manera, el análisis PEST debería ayudarte a explorar nuevas ideas.

4. Investiga a tus competidores

No puedes perder de vista todas las acciones que están llevando a cabo tus competidores., y eso incluye sus estrategias de comunicación. Debes ver cómo tus competidores desarrollan una estrategia de comunicación para comprender mejor el mercado y para crear tu propio posicionamiento.
Observa los sitios web de sus competidores, examina las experiencias de sus clientes, consulta sus precios y formas de envío, porque saber todo esto te ayudará a obtener una ventaja sobre tu competencia.
En primer lugar, verás dónde dirige tu competencia su comunicación. Con este conocimiento, podrás anticipar sus movimientos, lo que te ayudará a estar siempre un paso adelante.

5. Lleva a cabo la investigación del público objetivo y su segmentación

Después de haber investigado lo que están haciendo tus competidores, es el momento de evaluar a tu público objetivo.
Si estás perdido y no puedes describir a tus futuros clientes, vuelve al momento en que creaste tu negocio. Piensa en cómo tu producto les cambiará la vida a esas personas, y qué tipo de personas se benefician más.
Esta es la respuesta que revela quién es tu público objetivo y las personas a las que dirigirás tu comunicación y publicidad.
Por lo tanto:

• Realiza una lista de las poblaciones o personas a las que deseas vender tu producto. La lista puede ser bastante larga y cubrir un amplio rango de población.


• Clasifica a tu audiencia para ver quién es el objetivo más importante en este momento.


• Elabora una segmentación de audiencia para hacer que tu publicidad sea aún más específica. Esto significa desglosar a tu audiencia de acuerdo con ciertos criterios, o según las necesidades de un grupo determinado, para que puedas publicar en el momento adecuado y en el lugar correcto.

Anteriormente esto podía ser muy simple, ya que simplemente se basaba en si tu público objetivo era hombre o mujer, la edad y los estudios.
Sin embargo, el perfil del buyer person debe ser mucho más elaborado y detallado, teniendo en cuenta incluso sus sueños, sus necesidades emocionales, sus miedos y sus frustraciones.
Siempre debes tener en cuenta que no existe una herramienta única que te ayude a obtener información sobre el consumidor, no podrás obtenerla solamente con una encuesta. Debes realizar una combinación de actividades para recopilar información relevante y analizar lo que obtienes.

6. Determina los mejores canales para desarrollar tu plan de comunicación

En este punto, ya conoces a tu público objetivo y los conceptos básicos de su comportamiento.
Ahora, realiza una lista de los medios de comunicación y canales que puedan ayudarte a llegar a ellos. Piensa con cuidado: ¿dónde tiene tu mensaje la mejor oportunidad de captar su atención?
Antes de crear los mensajes y el contenido, debes averiguar qué canales de comunicación ya utiliza tu público objetivo.
Por ejemplo, si ya tienes tu perfil de buyer persona creado, ¿qué redes sociales usa? ¿Dónde leen las noticias? ¿Esta persona lee blogs? ¿De que tipo?.
Por cierto, si estás definiendo canales de comunicación para tu audiencia, no olvides una opción llamada comunicación omnicanal. En este momento, es considerado una de las formas de comunicación más progresistas.
Y, teniendo en cuenta los efectos de los diferentes canales en el destinatario, planifica una línea de tiempo y fechas clave para saber a qué y cuándo comunicarás tus mensajes.

7. Define el posicionamiento y los mensajes clave para diferentes audiencias objetivo y canales

El posicionamiento y los mensajes centrales de una empresa ayudan a las personas a comprender por qué una empresa es útil, qué valores tiene, en qué cree y cómo se distingue de sus competidores.
Es como si estuvieras conociendo a una nueva persona y necesitas decidir si te gustan o no, según lo que esta persona haga y sus puntos de vista sobre la vida.
Tus comunicaciones pueden presentarse en forma de lema, eslogan publicitario, titular o anuncio de venta.
Sea lo que sea, el mensaje debe ser coherente en todo el canal de marketing de tu marca, sea cual sea el segmento de su público objetivo. Solo recuerda mantener el mensaje relevante y apropiado para el grupo con el que estás hablando.
Para hacer llegar tu mensaje con éxito, intenta seguir esta fórmula:

Identificar segmento de audiencia -> Identificar mensaje clave -> Identificar motivo para creer -> Identificar el canal más apropiado.

Conclusiones

Después de todo lo que hemos compartido, podemos resumir los pasos para establecer tu plan de comunicación de la siguiente manera:

• Objetivos empresariales generales: establece dónde te encuentras y adónde quieres ir.


• Objetivos de comunicación: define tus objetivos de comunicación y cómo se alinean con los objetivos de tu negocio.


• Situación actual: analiza los factores internos que pueden afectar tu negocio, como las fortalezas y debilidades de tu empresa y factores externos como la política, la economía, etc.


• Investiga a tus competidores: conoce a tu competencia para obtener una ventaja sobre ellos.


• Público objetivo: establece quién es tu público objetivo para saber qué estilo de comunicación elegir y cómo vender tu producto o servicio, y no olvides utilizar los conocimientos del cliente.


• Canales de comunicación: revisa los canales de comunicación que utiliza tu público objetivo, y realiza un cronograma de publicaciones de acuerdo con sus preferencias y necesidades.

Parte de tu estrategia de comunicación es elegir el tipo de contenido adecuado para tu público objetivo, que puede ser escrito, visual o auditivo.
Tú decides para quién lo estás creando y qué problema va a resolver para la audiencia. Entonces puedes intercambiar ideas de contenido.
Nunca pierdas de vista que tus contenidos deben tus valores a todo el mundo y, entre otras cosas, le brindará a tu audiencia un valor adicional.
Un plan de comunicación, en definitiva, tiene que ver con la mejor manera de llegar a tu audiencia, cómo llamar su atención, cómo crear contenido relevante para ella.
Pero no queremos finalizar este post, sin mencionar la importancia de la comunicación interna de tu empresa.
Si tienes empleados, debes también comunicarte con ellos, después de todo, ellos también forman parte de la historia de tu marca.
Comunicarse bien con los empleados es un desafío en muchas organizaciones. Debes comenzar a alentar, apoyar y abrazar la comunicación con ellos, porque además, ellos poseen también un conocimiento importante de tu marca y de lo que está sucediendo con ella allí afuera.
Cuando escuchas a los empleados, podrás aprender mucho más de lo que alguna vez soñaste. Cuando escuches, y cuando comuniques tu comprensión de lo que te han dicho, además se sentirán reconocidos y se sentirán más alineados con la misión y la visión de tu marca.
Se sentirán más motivados a pensar de forma más creativa y estratégica.
Como dijimos anteriormente, la comunicación es el vínculo entre todos nosotros.
Es lo que nos ayuda a atravesar los días buenos y los días malos. La comunicación entre las personas y las marcas tiene sus altibajos, al igual que la comunicación entre personas.
Y si a una persona no le gusta lo que estás diciendo, puede ser difícil convencerlo de que tu producto o servicio merece su atención.
Pero si comienzas a aplicar tipos de estrategias de comunicación respetuosas y cuidadas, tendrás garantizados algunos clientes leales y una mejor oportunidad de éxito.
Ahora tiene todo lo que necesita para crear un plan de comunicaciones sólido. Comienza ya mismo a generar mensajes consistentes.